micro-entrepreneur : comment éviter les impayés ?
micro-entrepreneur : comment éviter les impayés ?
Cet article est destiné à tous les micro-entrepreneurs qui veulent mettre en place une gestion sérieuse de leur entreprise.
J’aborde ici, tout ce qu’il est nécessaire de mettre en oeuvre AVANT l’impayé. D’où le titre de mon article; micro-entrepreneur : comment éviter les impayés?
Il va s’agit de mettre toutes les possibilités qui s’offrent à vous afin d’être payé par votre client. Nous aborderons, lors d’un prochain article, les procédures afin d’obtenir le recouvrement des impayés.
Mais, comme le dit l’adage :
Mieux vaut prévenir que guérir!
Pourquoi des impayés?
En effet, à quoi sont dus les impayés, quelles en sont les raisons? Plusieurs causes identifiables : les litiges commerciaux, la mauvaise foi du client, la faillite du client, les malfaçons, des devis insuffisamment clair, des factures mal rédigées, des litiges administratifs…… nombreux sont les motifs d’impayé. L’impayé peut avoir de très incidence pour l’auto-entrepreneur (il est souvent financièrement très difficile de s’en sortir- petite structure, peu ou pas de fonds de roulement…).
Vos documents commerciaux :
Je ne vous le dirai jamais assez, vous devez prendre grand soin dans la rédaction de vos documents commerciaux.
Le devis :
Pour commencer, soyez attentif dans la rédaction du devis. J’ai consacré un article entier sur ce sujet. Je vous conseille vivement d’en prendre connaissance et surtout d’y porter les mentions nécessaires.
Je le répète, même si dans votre activité le devis n’est pas obligatoire, faites-en un, faites-le accepté par votre client, en un mot faites comme je vous le détaille! Ce document accepté et signé sera particulièrement précieux en cas de litige.
Le bon de commande :
Dans certains activités, vous n’établissez pas de devis mais un bon de commande.
Ce document, comme le devis, devra décrire précisément le produit /service commandé et indiquer le prix qui lui est applicable.
Il sera judicieux de rappeler sur le bon de commande les principales Conditions de Vente (Conditions Générales de Vente – CGV).
Ainsi, vous rappellerez entre autres conditions : les délais de livraison, les conditions de la garantie, les conditions de règlement…….).
Il est même conseillé de reproduire au dos du document vos conditions générales de vente dans leur totalité. Libellez ainsi, voir conditions générales de vente au verso, veillez à ce que ce soit parfaitement lisible. Vous allez éviter ainsi 95% de litiges.
Le bon de livraison :
Le bon de livraison va confirmer la bonne exécution de votre commande et ainsi éviter toute éventuelle contestation sur : les délais de livraison, sur le respect du produit commandé, sur le bon état de la livraison……
La facture :
La facture a fait l’objet d’un article également très détaillé de ma part, je vous en conseille la lecture.
La facture va constituer le document de preuve de la réalité de la dette du client. La facture sera conforme au devis et à ses avenants.
Elle portera toutes les mentions utiles que j’ai développées dans mon article et donc je vous recommande à nouveau la lecture.
micro-entrepreneur : comment éviter les impayés ?
Bien entendu, les questions qui se posent sont : comment prévenir les risques d’impayés ? Quels sont les précautions à prendre?
Il va falloir adopter les bons réflexes; il existe en effet des solutions efficaces. Mais, il sera très difficile de recouvrer une créance si votre client est en liquidation ou dépôt de bilan.
Vous m’avez compris, il va falloir se documenter avant toute transaction!
Vous allez devoir vérifier la situation financière de vos clients.
Pour se faire, des outils sont à votre disposition.
Les moyens de renseignements seront différents selon que votre client final est un particulier, une entreprise individuelle ou une société.
Des sources de renseignements extérieurs vont permettre de se faire une opinion sur la solvabilité de votre client.
Les sources de renseignements.
Il existe différentes pistes pour vérifier la solvabilité des clients et fournisseurs. Je vous donne ci-dessous quelques moyens simples pour vous renseigner au mieux.
Le registre du commerce :
Si vous devez faire affaire sur des marchés conséquents avec des entreprises, je vous conseille la consultation du registre du commerce sur infogreffe.fr . Il s’agit ici de pouvoir consulter gratuitement les données comptables des sociétés soumises au dépôt annuel de leurs comptes. En revanche, vous devrez débourser quelques euros pour obtenir des documents complets.
Les bases de données privées :
Il existe sur Internet, bon nombre de ressources faciles d’accès comme les sites suivants : Checknbiz.manageo.fr, Intuiz.altares.fr, Verif.com, Societe.com,
A titre personnel, je suis utilisateur de societe.com et j’en suis satisfait.
Vous remarquerez que bon nombre d’informations sont gratuites et largement suffisantes pour vous faire une idée de la solvabilité de votre client.
Je vous fait remarquer que les entreprises individuelles ne fournissent pas de renseignements comptables et que vous aurez très peu d’information sur leur situation.
Votre banque :
Votre banque peut, dans certains cas, vous donner des renseignements.
Elle a également accès aux services de la Banque de France et donc aux incidents, « liste noire »……
Vous n’obtiendrez pas beaucoup d’informations de la part de votre banque mais souvent, à demi-mots des renseignements que vous pourrez exploiter utilement.
Bien entendu, tout dépend de votre banque et surtout de votre conseiller bancaire! Mais ne négliger pas cette piste.
Les sociétés de renseignements commerciaux et financiers.
Il existe des sociétés privées pouvant vous fournir des informations payantes Une recherche sur Internet vous permettra de recenser les cabinets spécialisés.
A l’échéance , que faire?
Dès que l’échéance de la facture est dépassée, n’hésitez pas à relancer votre client par téléphone en premier (ceci permet la communication directe et non formelle), je préconise cette démarche avant toute autre procédure.
Vous pourrez ensuite faire parvenir une relance par mail et enfin, en dernier recours, un courrier recommandé ou une visite sur le terrain.
Comme je vous l’ai dit, je n’évoquerai pas ici, le recouvrement des impayés qui fera l’objet d’un article spécialement dédié à cette procédure.
Bon à savoir : Vous devez faire parvenir votre facture au client dès la livraison, la fin des travaux ou de la prestation.
Un modèle de lettre de relance « amiable » :
Lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : Notre facture n° :……………
Madame, Monsieur, Par courrier en date du :……., nous vous avons fait parvenir une facture de : (précisez le montant), relative à : (précisez les biens ou services vendus).
Sauf erreur ou omission de notre part, nous n’avons pas reçu le paiement de cette somme.
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir procéder aux vérifications d’usage et le cas échéant, de bien vouloir nous couvrir de la somme par retour.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sincères salutations.
Signature.
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