les débours en micro entreprise

les débours en micro entreprise

Pratiquer les débours en micro entreprise : oui c’est possible mais sous réserve de réunir de nombreuses conditions.

Débours et micro/autoentreprise

 

Je fréquente assidument les forums de discussion des micro/auto-entrepreneurs et je constate à chaque fois un sujet très polémique concernant la notion de débours.

J’ai même lu des interprétations erronées sur des sites officiels !

Je consacre donc cet article le plus détaillé qu’il soit, essentiellement à l’interprétation restrictive des débours.

Je sais qu’il va soulever de nombreuses polémiques, aussi, je demande à ceux qui seront en désaccord d’étayer leurs propos avec des textes traitant des débours et le cas échéant, l’application (dérogatoire) qui pourrait en être faite pour les micro/auto-entrepreneurs.

les débours en micro entreprise

La définition d’un débours :

Il s’agit de dépenses engagées pour le compte et au nom d’une autre personne (mandant) par un intermédiaire (mandataire) et qui sera refacturée par le mandataire à son mandant pour le montant exact engagé. (reddition de compte exacte).

 

La facturation de débours par une entreprise n’est donc pas assimilée à du chiffre d’affaires puisque l’entreprise n’a servi que d’intermédiaire lors de cette transaction.

Elle doit toutefois être comptabilisée et justifiée auprès de l’Administration fiscale. On remarquera que la frontière entre débours et frais refacturés est très étroite. Vous m’avez bien compris : la dépense doit-être faite pour le compte et au NOM du client.

Rappel de la règle simple des frais en micro entreprise

Il s’agit du principe de base de la micro entreprise : AUCUNE DEDUCTION DES FRAIS  .

Le micro entrepreneur déclare son chiffre d’affaires sans aucune déduction de charges ou frais. Il déclare la totalité des sommes encaissées à l’URSSAF et aux impôts pour le paiement des cotisations et de l’impôt sur le revenu.

L’exception à la règle : les débours vont permettre la déduction des frais et charges du chiffre d’affaires sous les conditions que nous allons voir dans les paragraphes suivants.

En effet, les frais de débours étant des remboursements de frais avancés aux clients, article 267 du Code Général des Impôts, sont à exclure de la base d’imposition (lire l’alinéa 2)

les débours en micro entreprise

Quels en sont les avantages ?

  • Avantage chiffre d’affaires : ils ne figurent pas dans votre chiffre d’affaires encaissé,
  • Avantage garantie, défauts, vices cachés lesquels sont de la responsabilité du fournisseur. Car c’est bien le fournisseur qui aura émis la facture au nom du client final,
  • Avantage client : le client final bénéficiera des frais et charges sans la marge de l’intermédiaire (micro entrepreneur). Par ailleurs, il est fort possible que le micro entrepreneur ait pu négocier une remise dont le client final n’aurait pas eu droit en sa qualité de particulier,
  • Avantage TVA : si le client est un professionnel il bénéficiera de la récupération de la TVA ce qui n’est pas possible si le micro entrepreneur est en franchise de TVA.

les débours en micro entreprise

Quelles sont les obligations du micro entrepreneur ?

Signer un accord écrit avec le client : le mandat de débours

 

Avant d’engager des dépenses au nom et pour le compte de votre client, vous devez au préalable obtenir son autorisation.

Un accord écrit en précisera les modalités. Ainsi, le contrat prévoira, la nature des achats, frais, charges à réaliser ainsi que le budget maximum à y allouer.

Cet accord servira également de preuve en cas de contestation de votre client et l’obligera à vous rembourser au centime près les dépenses effectuées en son nom et pour son compte.

Le document écrit est généralement dénommé ” mandat de débours”

Je vous mets ci-dessous, un modèle de contrat de débours dont vous pouvez vous inspirer (voir les 2 pages, zoomez si besoin)

Faire établir les factures fournisseurs au nom du client

Je vous rappelle que pour pouvoir être considérées comme des débours, les sommes avancées doivent être facturées au nom du client par le fournisseur, et non à votre nom.

N’achetez jamais en votre nom propre si vous souhaitez bénéficier des avantages liés aux frais de débours, sinon vous ne pourrez pas les déduire de votre CA.

En effet, cette facture fournisseur au nom du client est absolument nécessaire afin que la méthode des débours puisse être prise en compte.

Faire apparaître les sommes avancées au centime près sur votre facture 

 

Lors de l’établissement de la facture de votre client vous devrez faire apparaître l’ensemble des opérations de débours.

Il vous faudra reporter, au centime près, les frais de débours sur la facture.

micro-entrepreneur : seuils d'application du régimeIl est impossible de demander un remboursement d’un montant supérieur aux sommes avancées : aucune marge ne peut être réalisée, sinon il ne s’agit plus de débours.

Je vous conseille de transmettre au client, en annexe de votre facture, tous les justificatifs des frais de débours.

 Ainsi vous devrez fournir : factures, notes, tickets de caisse, etc.).
Cela permet de justifier les sommes que le client doit  rembourser au titre des débours.,
Conserver une copie des justificatifs des débours pour la comptabilité

Afin de répondre à toutes demande : vous conserverez copies des justificatifs des frais de débours, en annexe de votre double de facture .

Ces pièces vous  seront nécessaires en cas de contrôle, pour justifier les montants de chiffre d’affaires déclarés différents des sommes effectivement encaissées sur votre compte bancaire.

La comptabilisation des frais de débours

Vous devrez faire la distinction dans votre livre des recettes entre la partie des débours et le reste. Donc de ne pas faire figurer la somme dans les encaissements soumis aux cotisations.

Ainsi, en cas de contrôle, le livre de recettes coïncidera avec les relevés bancaires et permettra de faire le lien avec les montants de chiffre d’affaires déclarés à l’URSSAF. 

Pour information : nous sommes ce jour en développement d’une solution de gestion pour les micro entrepreneur (GESTICOMPTA) qui permettra de manière très simple de ventiler les débours sur la facture et sur le livre des recettes.

Suivez-nous et vous aurez prochainement tous les renseignements sur l’avancement de la solution GESTICOMPTA.

les débours en micro entreprise

Exemples de frais de débours

  •  L’achat de marchandises nécessaires à la réalisation d’une prestation,
  • Matières premières pour la réalisation d’une prestation, d’une fabrication,
  • Frais de déplacement, frais d’hébergement, frais de restauration, etc.) seulement si vous obtenez la possibilité d’obtenir les justificatifs au nom du client. Cela est possible, à vous de vous renseigner. 

Quelques questions concernant les débours :

Que sont les frais de débours ?

 

Les frais de débours sont des sommes avancées par un micro/auto-entrepreneur, au nom et pour le compte de son client.

Ils peuvent concerner des achats, de la matières premières, des frais de déplacement….

Le micro entrepreneur récupèrera ensuite  le montant des frais avancés auprès de son client. Ainsi le montant ne sera pas pris en compte dans le calcul de son chiffre d’affaires encaissé.

Le client du micro entrepreneur peut-il récupérer la TVA sur les frais de débours ?

 

Oui, si le client est assujetti à la TVA.

Les frais de débours doivent-ils être déclarés dans le chiffre d’affaires encaissé du micro entrepreneur ?

 

La réponse est Non : C’est d’ailleurs l’un des principaux avantages du système de débours, qui permet de ne pas faire gonfler artificiellement votre Chiffre d’affaires  et donc de ne pas augmenter les charges sociales et fiscales.

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