les débours en micro entreprise

les débours en micro entreprise

Pratiquer les débours en micro entreprise : oui c’est possible mais sous réserve de réunir de nombreuses conditions.

Débours et micro/autoentreprise

 

Je fréquente assidument les forums de discussion des micro/auto-entrepreneurs et je constate à chaque fois un sujet très polémique concernant la notion de débours.

J’ai même lu des interprétations erronées sur des sites officiels !

Je consacre donc cet article le plus détaillé qu’il soit, essentiellement à l’interprétation restrictive des débours.

Je sais qu’il va soulever de nombreuses polémiques, aussi, je demande à ceux qui seront en désaccord d’étayer leurs propos avec des textes traitant des débours et le cas échéant, l’application (dérogatoire) qui pourrait en être faite pour les micro/auto-entrepreneurs.

les débours en micro entreprise

La définition d’un débours :

Il s’agit de dépenses engagées pour le compte et au nom d’une autre personne (mandant) par un intermédiaire (mandataire) et qui sera refacturée par le mandataire à son mandant pour le montant exact engagé. (reddition de compte exacte).

 

La facturation de débours par une entreprise n’est donc pas assimilée à du chiffre d’affaires puisque l’entreprise n’a servi que d’intermédiaire lors de cette transaction.

Elle doit toutefois être comptabilisée et justifiée auprès de l’Administration fiscale. On remarquera que la frontière entre débours et frais refacturés est très étroite. Vous m’avez bien compris : la dépense doit-être faite pour le compte et au NOM du client.

Rappel de la règle simple des frais en micro entreprise

Il s’agit du principe de base de la micro entreprise : AUCUNE DEDUCTION DES FRAIS  .

Le micro entrepreneur déclare son chiffre d’affaires sans aucune déduction de charges ou frais. Il déclare la totalité des sommes encaissées à l’URSSAF et aux impôts pour le paiement des cotisations et de l’impôt sur le revenu.

L’exception à la règle : les débours vont permettre la déduction des frais et charges du chiffre d’affaires sous les conditions que nous allons voir dans les paragraphes suivants.

En effet, les frais de débours étant des remboursements de frais avancés aux clients, article 267 du Code Général des Impôts, sont à exclure de la base d’imposition (lire l’alinéa 2)

les débours en micro entreprise

Quels en sont les avantages ?

  • Avantage chiffre d’affaires : ils ne figurent pas dans votre chiffre d’affaires encaissé,
  • Avantage garantie, défauts, vices cachés lesquels sont de la responsabilité du fournisseur. Car c’est bien le fournisseur qui aura émis la facture au nom du client final,
  • Avantage client : le client final bénéficiera des frais et charges sans la marge de l’intermédiaire (micro entrepreneur). Par ailleurs, il est fort possible que le micro entrepreneur ait pu négocier une remise dont le client final n’aurait pas eu droit en sa qualité de particulier,
  • Avantage TVA : si le client est un professionnel il bénéficiera de la récupération de la TVA ce qui n’est pas possible si le micro entrepreneur est en franchise de TVA.

les débours en micro entreprise

Quelles sont les obligations du micro entrepreneur ?

Signer un accord écrit avec le client : le mandat de débours

 

Avant d’engager des dépenses au nom et pour le compte de votre client, vous devez au préalable obtenir son autorisation.

Un accord écrit en précisera les modalités. Ainsi, le contrat prévoira, la nature des achats, frais, charges à réaliser ainsi que le budget maximum à y allouer.

Cet accord servira également de preuve en cas de contestation de votre client et l’obligera à vous rembourser au centime près les dépenses effectuées en son nom et pour son compte.

Le document écrit est généralement dénommé  » mandat de débours »

Je vous mets  un modèle de contrat de débours dont vous pouvez vous inspirer.
(voir les 2 pages).

Faire établir les factures fournisseurs au nom du client

Je vous rappelle que pour pouvoir être considérées comme des débours, les sommes avancées doivent être facturées au nom du client par le fournisseur, et non à votre nom.

N’achetez jamais en votre nom propre si vous souhaitez bénéficier des avantages liés aux frais de débours, sinon vous ne pourrez pas les déduire de votre CA.

En effet, cette facture fournisseur au nom du client est absolument nécessaire afin que la méthode des débours puisse être prise en compte.

Faire apparaître les sommes avancées au centime près sur votre facture 

 

Lors de l’établissement de la facture de votre client vous devrez faire apparaître l’ensemble des opérations de débours.

Il vous faudra reporter, au centime près, les frais de débours sur la facture.

micro-entrepreneur : seuils d'application du régimeIl est impossible de demander un remboursement d’un montant supérieur aux sommes avancées : aucune marge ne peut être réalisée, sinon il ne s’agit plus de débours.

Je vous conseille de transmettre au client, en annexe de votre facture, tous les justificatifs des frais de débours.

 Ainsi vous devrez fournir : factures, notes, tickets de caisse, etc.).
Cela permet de justifier les sommes que le client doit  rembourser au titre des débours.,
Conserver une copie des justificatifs des débours pour la comptabilité

Afin de répondre à toutes demande : vous conserverez copies des justificatifs des frais de débours, en annexe de votre double de facture .

Ces pièces vous  seront nécessaires en cas de contrôle, pour justifier les montants de chiffre d’affaires déclarés différents des sommes effectivement encaissées sur votre compte bancaire.

La comptabilisation des frais de débours

Vous devrez faire la distinction dans votre livre des recettes entre la partie des débours et le reste. Donc de ne pas faire figurer la somme dans les encaissements soumis aux cotisations.

Ainsi, en cas de contrôle, le livre de recettes coïncidera avec les relevés bancaires et permettra de faire le lien avec les montants de chiffre d’affaires déclarés à l’URSSAF. 

Pour information : nous sommes ce jour en développement d’une solution de gestion pour les micro entrepreneur (GESTICOMPTA) qui permettra de manière très simple de ventiler les débours sur la facture et sur le livre des recettes.

Suivez-nous et vous aurez prochainement tous les renseignements sur l’avancement de la solution GESTICOMPTA.

les débours en micro entreprise

Exemples de frais de débours

  •  L’achat de marchandises nécessaires à la réalisation d’une prestation,
  • Matières premières pour la réalisation d’une prestation, d’une fabrication,
  • Frais de déplacement, frais d’hébergement, frais de restauration, etc.) seulement si vous obtenez la possibilité d’obtenir les justificatifs au nom du client. Cela est possible, à vous de vous renseigner. 

Quelques questions concernant les débours :

Que sont les frais de débours ?

 

Les frais de débours sont des sommes avancées par un micro/auto-entrepreneur, au nom et pour le compte de son client.

Ils peuvent concerner des achats, de la matières premières, des frais de déplacement….

Le micro entrepreneur récupèrera ensuite  le montant des frais avancés auprès de son client. Ainsi le montant ne sera pas pris en compte dans le calcul de son chiffre d’affaires encaissé.

Le client du micro entrepreneur peut-il récupérer la TVA sur les frais de débours ?

 

Oui, si le client est assujetti à la TVA.

Les frais de débours doivent-ils être déclarés dans le chiffre d’affaires encaissé du micro entrepreneur ?

 

La réponse est Non : C’est d’ailleurs l’un des principaux avantages du système de débours, qui permet de ne pas faire gonfler artificiellement votre Chiffre d’affaires  et donc de ne pas augmenter les charges sociales et fiscales.

18 réflexions sur “les débours en micro entreprise”

  1. Bonjour,

    Je ne suis pas sûr que mon commentaire soit parti, dans le doute je le (re)poste.

    Les locations de matériel ainsi que la sous-traitance rentrent-ils dans les frais de débours ?

    Si par exemple, pour effectuer une prestation de service, j’ai besoin de louer du matériel spécifique, en faisant la facture du loueur au nom de mon client final, est-ce que cela fonctionne ?
    Même chose pour l’appel à des confrères freelance ?

    Bien cordialement;

  2. Bonjour,

    Est-il possible de faire passer de la location de matériel et la sous-traitance en frais de débours ?

    En l’occurence, pour pouvoir effectuer une prestation de service, je peux être amené à devoir louer du matériel et aussi faire appel à d’autres confrères (freelance eux aussi).

    En faisant établir les factures au nom de mon client final, cela pourra-t-il bien passer en débours ?

    Cordialement;

      • Bonjour Caddy, j’étais effectivement aussi tombé sur votre article sur ce lien.

        Cependant, je n’arrive pas à savoir avec certitude si les cas que je présente rentrent dans la case (car s’il s’agit « juste » d’un mandat et d’une facture au nom du client final, je ne devrais avoir aucun souci là-dessus).

        Dans les exemples que vous donnez (et que je retrouve ailleurs aussi), il y a ceci :
        « – L’achat de marchandises nécessaires à la réalisation d’une prestation,
        – Matières premières pour la réalisation d’une prestation, d’une fabrication,
        – Frais de déplacement, frais d’hébergement, frais de restauration, etc.) »

        La marchandise/le matériel semble pouvoir être considéré comme du débours, mais dans cet exemple il s’agit d’un achat.
        Une location peut-elle être considérée comme un achat de service (de location en l’occurence) ?
        Ou bien est-ce à considérer comme des frais dans le « etc », de la même manière que des frais d’hébergement/restauration (toujours en respectant la facturation au nom du client final).

        Je ne trouve nulle part d’exemple incluant la location de matériel comme débours (par exemple, un jardinier qui en plus de sa tondeuse aurait besoin de louer une voiture-tondeuse, ou un bricoleur qui aurait exceptionnellement besoin de louer un groupe électrogène pour un chantier)

        Bien cordialement;

        • Rebonjour Pierrick,
          Vous ne trouverez pas nécessairement des exemples qui correspondent à votre cas.
          Tout n’est pas toujours obligatoirement codifié.
          Je ne comprends pas l’exemple que vous citez concernant un bricoleur ?
          Pour ce qui concerne la sous-traitance, en accord avec votre client, vous pouvez demandez au sous-traitant de facturer directement au client final.
          Si vous avez des doutes sur votre cas particulier, vous devez faire un rescrit fiscal afin d’obtenir une réponse claire de l’administration fiscale.
          Je vous mets un extrait d’un chapitre de mon guide complet :
          57.1.2 La demande de rescrit fiscal.
           La demande doit contenir votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et le cas échéant, votre adresse mail.
           Vous devez décrire une présentation précise, complète et sincère de votre situation de fait, afin que l’administration se prononce en toute connaissance de cause.
           Enfin, vous devez indiquer le texte fiscal ou encore l’absence de texte (à votre avis) sur la base duquel vous saisissez l’administration pour qu’elle prenne position et l’analyse que vous faites vous-même de ce texte.
           Vous devez envoyer votre demande par lettre recommandé avec accusé de réception à la direction dont dépend le service auprès duquel vous êtes tenu de souscrire vos obligations déclaratives.

          Le rescrit vous permet d’obtenir l’interprétation de l’administration sur le sens et la portée d’un texte fiscal (article L 80 A 1° du livre des procédures fiscales – LPF). Cette prise de position engage l’administration.

          Pour ce qui concerne l’exemple du « jardinier » il doit avoir les « outils » nécessaires à sa prestation, ainsi la location d’une tondeuse ne pourrait faire l’objet de débours.
          Bien cordialement.

  3. Concernant les frais de débours. Mon fournisseur m’accorde des tarifs professionnels alors si la facture établie au nom de mon client doit être sur les prix publics donc payé par le client, est-ce que les frais de débours fonctionnent?

    • Bonjour Pascal, Mathieu,
      Je ne sais pas comment votre fournisseur fonctionnera pour la facture qu’il établira au nom de votre client. Il est probable qu’il facturera au prix public (peut être avec une remise ?). Toujours est-il que c’est cette facture qui sera un débours.
      Votre client vous réglera le montant de votre facture finale comprenant les débours et le reste de votre prestation.
      Les débours « fonctionnent » toujours dès qu’ils remplissent les conditions qui sont énumérées dans l’article dont je vous ai mis le lien.

  4. Bonjour
    Lorsque j’achète pour un client de la marchandise, style bac à douche, faïence etc. le fournisseur m’accorde des tarifs professionnels donc comment faire pour avoir une facture à donner à mon client aux tarifs publics alors que le règlement par mon auto- entreprise a été moins coûteux ? ( pour frais de débours)

    • Bonjour Mathieu, Pascal,
      Votre fournisseur vous accorde des tarifs professionnels quand vous achetez pour votre entreprise.
      Lors que vous achetez pour le nom de votre client, c’est au nom du client que la facture est faite. Le tarif est fonction de la politique de votre fournisseur. Vous réglez la facture faite au nom de votre client.

  5. Bonjour,
    Bel article, cependant est il possible d’utiliser le debours et en même temps l’acompte ?
    Je m’explique je change un robinet chez un client, robinet 100e main d’œuvre 50e, puis-je demander un acompte de 100e, acheter le matériel et présenter au client une facture globale ou il sera indiqué debours 100e Mo 50e, acompte versé 100e reste à payer 50e ?
    Est ce légal (avec un mandat signé bien sûr). Mon problème est que souvent la somme demandée en acompte ne couvre pas la totalité des achats, que certains fournisseur ne sont pas ok de mettre la facture au nom du client, et comment présenter sa au client (sans lui faire peur).

    • Bonjour Rudy,

      Oui, c’est possible !
      Je vous ai répondu via votre adresse mail.
      Je vous en remets un copie du message ci-dessous :
      Oui, c’est faisable. Je vous mets un lien vers un autre article que j’ai écrit sur un autre site. Il est encore plus complet.
      – Concernant votre fournisseur, il ne devrait pas être réticent puisque la facture au nom du client est payée par vos soins.
      Par contre, je me pose une question :
      Vous savez que vous devez déclarer vos acomptes dès réception dans votre journal des recettes.
      Comment faites-vous votre ventilation entre la vente (robinet) et la prestation de services (main d’œuvre) ?
      Mais surtout et c’est là le problème : comment faites-vous la ventilation du solde de votre facture ?
      Bien cordialement.

    • Bonjour Rudy,
      La demande d’acompte est une chose. Les débours étant autre chose.
      Je vous mets un lien vers un autre article que j’ai écrit sur un autre site.
      Vous demandez l’acompte pour le montant que vous voulez, il est à valoir sur la facture finale que vous établirez ensuite.
      Les débours figureront sur la facture finale pour le montant facturé au nom de votre client.
      Bien cordialement.

      • Oui donc aucun souci à demander 100e d’acompte ce servir de cet acompte pour acheter 100e de matériel (mandat accord du client sur debours) présenter une facture finale avec l’acompte de 100e debours de 100e déjà payé et solde le la facture. Sa permet sans trésorerie d’acheter le matériel avec l’acompte du client et le ventiler en debours

        • Je dois vous redire que l’acompte est indépendant du montant de vos débours. Vous demandez un acompte du montant des débours ou plus si vous voulez.
          Votre facture finale sera de : votre prestation + débours = total de la facture. Puis en dessous du total à payer : acompte versé de XX € soit un reste à payer de XX€

  6. Bonjour,
    Si j’achète de le matière première avec débours,sur ma facture finale je suis obligé de facturer mon débours sur la somme payée TTC,comment mon client peut-il se faire rembourser la TVA sur achat avec cette facture.
    Merci par avance et salutations.

  7. Bonjour,

    Merci pour cet article très interessant.

    J’ai une question concernant un cas concret.
    Je suis un ingénieur freelance et je suis amené à faire des déplacements d’une usine à une autre dans le cadre de ma mission.

    Ces déplacements amènent différents types de frais :
    – Location de véhicule
    – Nuit d’hotel
    – Frais de route : péage / essence
    – Frais de nourriture

    Si je comprends bien, je peux faire passer comme frais de débours la location de véhicule et la nuit d’hotel en faisant en sorte que la facture soit à son nom.

    Par contre pour le reste, les factures étant souvent non-nominatives pas le choix je vais devoir les refacturer à mon client en mettant une marge pour ne pas y perdre vu que ces montants seront ajoutés à mon CA (et donc imposé/soumis aux cotisations) nous sommes d’accord ?

    Cdt,
    Marco

    • Bonjour Marco,
      En effet, vous avez parfaitement compris la notion de débours.
      Par contre, il semble que certains micro entrepreneurs parviennent à trouver une méthode pour faire prendre en charge les autres frais.
      Péage avec un abonnement au nom de la société. Idem pour les frais essence = carte au nom de la société.
      Pour les frais de nourriture : vous pouvez obtenir un reçu au nom de la société en plus de votre ticket de caisse.
      Dans le cas contraire, il sera en effet nécessaire de comprendre toutes vos charges dans votre tarif de facturation.
      Bonne continuation.
      Cordialement.

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