Les livres de comptes obligatoires en micro entreprise

J’ai coutume de le dire : la tenue de la comptabilité en micro entreprise est super simplifiée.

Néanmoins, cette simplification va rendre inopérationnelle la gestion de votre entreprise.

Il est en effet nécessaire de tenir une comptabilité structurée :

• Si vous souhaitez connaître votre VERITABLE résultat comptable,
• si vous voulez mettre en place un calcul de prix de vente,
• Si vous  envisagez un emprunt bancaire (beaucoup de banques vous feront la demande d’un bilan ),
• Si  vous êtes susceptible d’être assujetti à la TVA du fait de votre chiffre d’affaires.
• En un mot, gérer votre affaire en professionnel.

Bien entendu, ce ne sont que des conseils; vous pouvez comme nous allons le voir ci-après vous limiter au minimum légal.

Mais très sincèrement, pensez-vous qu’il faille se limiter au minimum légal ?

Vous pouvez vous limiter au strict minimum la loi ne vous contraint pas à fournir des états comptables (bilan annuel, compte de résultat).

Le minimum est la tenue d’un livre des recettes encaissées et, en cas d’activité commerciale : d’un livre des achats.

Nous allons dans cet article nous limiter aux obligations légales édictées par le code général des impôts (CGI)

Obligations comptables

Le code général des impôts prévoit que les entreprises placées sous le régime des micro-entreprises doivent tenir et présenter, sur demande de l’administration, un livre-journal (appelé également livre des recettes) servi au jour le jour et présentant le détail de leurs recettes professionnelles, appuyées de factures et de toutes autres pièces justificatives.

Le livre en cause comporte des pages numérotées sur lesquelles est inscrit, sans blanc ni rature, le montant des recettes professionnelles suivant leur date d’encaissement, en distinguant les règlements en espèces des autres modes de règlement et en indiquant les références des pièces justificatives.

Le livre-journal des recettes est servi chronologiquement.

Bien que la tenue du livre de recettes soit libre, elle doit répondre aux exigences fiscales en matière de formalisme. Les enregistrements  inscrits dans le livre ne doivent pas être modifiables a posteriori afin d’éviter tout risque de fraude.

Cette règle impose l’utilisation d’un support spécifique au choix, tel qu’un :

• Livre au format papier;
• Logiciel de gestion.

Les recettes correspondant à des ventes au détail ou à des services rendus à des particuliers peuvent être inscrites globalement à la fin de chaque journée lorsque leur montant unitaire n’excède pas 76 €. Le montant des opérations inscrites sur le livre des recettes est totalisé à la fin du trimestre et de l’année.

Le formalisme des registres

Je me dois de compléter votre information sur la tenue des registres obligatoires.

En effet, bien que j’aie  mentionné que les écritures ne doivent pas être modifiables a posteriori, je n’ai pas trouvé le texte fiscal applicable spécifiquement aux micro entreprises. Ceci pour vous rendre attentif à la tenue de vos registres sous Excel.

Je me rends compte que sur de très nombreux sites, il est préconisé une tenue sous un tableur ; je ne suis pas certain du bien fondé de ce conseil !

Le tenue sous un tableur, Excel par exemple, ne répond pas à l’impossibilité de modifications des enregistrements. Il est tout à fait possible de procéder à des suppressions, ajouts, modifications des enregistrements à tout moment.

Il semble également que les services fiscaux n’aient pas tous la même approche sur cette question. Je vous invite à me faire connaître la réponse si vous sollicitez de manière écrite (bien entendu)  des services de votre département. Merci de votre contribution.

Attention au respect des obligations légales

Les faiblesses d’Excel pour la tenue d’une comptabilité ne sont pas à rechercher dans les capacités calculatoires du logiciel, mais dans son adéquation ou plutôt son inadéquation aux obligations légales.

Le micro entrepreneur est  légalement dans l’obligation de conserver pendant dix ans sa comptabilité et de pouvoir la présenter en cas de demande de l’administration (par exemple dans le cas d’un contrôle fiscal ou social). Or Microsoft ne garantit aucunement la pérennité pendant dix ans de la version actuelle de la suite Office (et l’expérience tendrait à démontrer le contraire…) Il est fort possible que les tableaux, patiemment construits pour assurer la comptabilité de l’entreprise, supportent mal ensuite les évolutions de ces versions futures de la suite Office.

Le risque est réel puisque les tableaux des anciennes versions d’Excel (extension .xls) souffrent de « pertes mineures de compatibilité » lorsqu’ils sont lus avec les versions actuelles et ceux issus de la suite gratuite Works de Microsoft ne sont plus du tout lus désormais !

Et si le micro entrepreneur ne peut fournir sa comptabilité lorsqu’elle lui est demandée, il s’expose à un redressement basé sur une estimation forfaitaire de ses bénéfices, estimation rarement favorable…

L’autre problème lié à l’utilisation d’Excel est l’absence de possibilité de figer définitivement les données contrairement aux logiciels spécialisés dans la comptabilité. Cette difficulté peut être corrigée en imprimant périodiquement les journaux comptables et en les datant et paraphant page par page de façon manuscrite ou en les recopiant patiemment dans un livre comptable papier.

Les entreprises relevant du régime des micro-entreprises doivent également tenir et présenter, sur demande de l’administration, un registre des achats récapitulé par année lorsque leur commerce principal est de vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place ou de fournir le logement, à l’exclusion donc des prestataires de services.

En outre, un registre des achats est obligatoire lorsque l’activité consiste principalement à vendre des marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou encore à fournir des prestations d’hébergement.

Ce dernier doit récapituler chaque année le détail des achats engagés pour l’activité de micro-entrepreneur et préciser le mode de règlement et les références
des pièces justificatives (factures fournisseurs, notes, etc….).

Il n’a pas de bilan annuel à présenter. Seul l’enregistrement chronologique des recettes et des achats non modifiable (voir mon explication sous tableur) est exigé.

Du moment que les écritures ne sont pas modifiables une fois enregistrées, le micro-entrepreneur peut :

• soit acheter des livres comptables papier (livre de recettes et registre des achats) dans le commerce,
• soit télécharger les modèles officiels,
• soit utiliser un logiciel comptable spécifique.

Pour aller plus loin dans votre information sur la comptabilité et la gestion d’une micro entreprise, j’ai écrit un guide pratique dont je vous conseille l’acquisition.

Je vous mets le lien vers le petit guide pratique de la comptabilité en micro entreprise.

Pour compléter votre information, je vous mets également le lien vers le sommaire dudit guide pratique de la comptabilité.

Pour rappel, la majeure partie des difficultés des entreprises provient d’une mauvaise gestion, donc, en très grande partie de l’absence d’une comptabilité structurée.

Le problème est que dans ce domaine, vous êtes très majoritairement limiter à minimum légal et ainsi, ne pas être en mesure de suivre votre affaire comme je vais vous l’expliquer.

Je sais, il est plus commode de s’occuper des produits, des services, des clients… et, vous dites que vous n’aimez pas les chiffres!! Je comprends….mais…je ne partage pas du tout cette idée.

Information 

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité certifié est obligatoire uniquement pour les commerçants redevables de la TVA :

• s’ils utilisent un logiciel de caisse
• et qu’ils vendent des biens ou services aux particuliers

Des conseils pour réussir une bonne gestion comptable :

En préambule : la compta n’est pas que des chiffres! C’est avant tout un outil essentiel dans votre entreprise. Je dirais même que c’est un outil stratégique qui va permettre de faire le point tous les jours.

C’est l’outil qui va vous donner tous renseignements sur  :

• votre chiffre d’affaires,
• sur vos frais et achats,

Vous allez pouvoir connaître à tout moment :

• le montant de vos ventes,
• de vos frais et achats,
• le dû client,
• le crédit fournisseur.

Vous allez suivre le montant de chaque poste, anticiper, extraire les renseignements de première nécessité, prendre les bonnes décisions au bon moment.

Je vous promets que votre point de vue sur les chiffres va changer si vous mettez en place une comptabilité complète.

Des petites tâches régulières :

Je vous conseille, de commencer par établir un petit planning de tâches journalières ou hebdomadaires pour enregistrer vos factures clients et fournisseurs.

• De réserver un jour pour faire vos remises de chèques et pour régler toutes les factures fournisseurs à payer,
• Un autre jour pour faire le point des dus clients et ainsi faire vos relances sans tarder.

Cette routine deviendra au cours du temps, une activité normale, presque « ludique »:)

Petite liste de tâches à établir :

Cette liste n’est pas exhaustive :

• Remise en banque des chèques et des espèces,
• Pointage des extraits du compte banque (vérification des remises de chèques, d’espèces, des virements encaissés, des virements de règlement, des chèques émis),
• Suivi du compte clients : crédits accordés, impayés, relance téléphonique,
• Comptabilisation des factures fournisseurs et paiement de ces derniers,
• Etablir les devis et factures aux clients,
• Vérifier la trésorerie en anticipant vos recettes et paiements,
• Contrôler bien avant de faire des prélèvements pour alimenter votre compte personnel (prélèvements pour vos besoins personnels),
• Calculer le résultat  (la rentabilité) de votre affaire (ne peut se faire qu’avec une comptabilité complète avec le logiciel de comptabilité adapté),
• Connaître vos coûts mensuels (renouvelables) afin d’anticiper vos sorties d’argent (charges sociales et fiscales, loyers, téléphone, électricité…..),
• Plus celles que je n’ai pas mentionnées mais qui sont relatives à votre propre affaire.

Ouvrir un compte bancaire à usage professionnel.

Non seulement vous ne devez pas mélanger votre compte personnel et celui de votre entreprise, mais vous avez obligation de séparer les deux comptes (personnel et professionnel).

Le micro-entrepreneur doit ouvrir un compte dédié à son activité professionnelle si son chiffre d’affaires annuel est supérieur à 10 000 € pendant 2 années consécutives.

Il doit l’utiliser pour les opérations suivantes :

• Encaisser ses recettes,
• Prélever les dépenses et les achats en rapport avec son activité,
• Effectuer des prélèvements pour sa rémunération, par chèque ou par virement bancaire vers son compte personnel,
• Utiliser des moyens de paiement au nom commercial de son entreprise (chéquier, terminal de paiement de carte bancaire, etc.)
• Obtenir un crédit.

L’utilisation d’un compte dédié est fortement recommandé même en-dessous de ce chiffre d’affaires.

Afin d’éviter les frais d’un compte pro, vous pouvez ouvrir un compte personnel essentiellement consacré à votre activité de micro-entrepreneur. Je sais que beaucoup de banques exigent à tort l’ouverture d’un compte professionnel (plus rentable).

Comment mettre en place une comptabilité complète?

Je vous le dis à nouveau, une comptabilité complète n’est pas obligatoire. Mais si vous souhaitez mettre en place un outil opérationnel, vous allez devoir faire l’acquisition d’un logiciel de comptabilité/gestion commerciale.

Un tel outil répond aux besoins de l’établissement d’un compte de résultat et d’un bilan. Il répond aux besoins d’une gestion avancée.

Si votre affaire se développe fortement, je vous conseille l’acquisition immédiate d’un tel logiciel.

Si vous suivez les conseils que je vous donne, vous prendrez obligatoirement les bonnes résolutions au bon moment.

Je réponds immédiatement à la question : touchez-vous une commission sur la vente de ce logiciel ?

La réponse est oui : 5% seulement. Je le conseille parce que je connais bien ce produit et qu’il répond parfaitement aux besoins des micro entreprises et non pour la somme dérisoire qui m’est versée. Voilà qui est dit !

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A bientôt pour de nouveaux articles. Je vous souhaite une bonne journée.
Bien cordialement à tous.

Je vous ajoute une recommandation si besoin. Je vous mets un lien vers l’article le plus lu par les visiteurs de mon site : le contrôle fiscal du micro entrepreneur.

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