Facturation en micro entreprise
Après l’article détaillé sur la comptabilité, dont je vous conseille la lecture si ce n’est déjà fait ; comme promis, je reviens vers vous avec un article dédié à la facturation.
La facturation en micro entreprise
En effet, vos factures doivent être en totale conformité avec la réglementation en vigueur.
Et, par ailleurs, des mentions obligatoires intéressent les micro entrepreneurs sous peine d’amendes pour toutes les infractions ou omissions que vous pourriez commettre.
En la matière, nul ne saurait ignorer la loi. Et, ce n’est pas joué d’avance !
La facture doit donc répondre à un certain nombre d’obligations.
Les contrevenants s’exposent à des amendes pénales et fiscales très lourdes
Facturation en micro entreprise
Qu’est-ce que la facturation et à quoi ça sert ?
La facture est le document officiel à la fois juridique, comptable et fiscal émis par un professionnel et qui détaille les conditions de délivrance d’une marchandise ou d’une prestation de service.
Elle constitue une preuve de vente pour celui qui vend et d’achat pour l’acheteur ; elle sera établie en double exemplaire et rédigée en français.
Pour le vendeur, la facture constitue donc un titre de créance émis à destination de son client. Son établissement est obligatoire au-delà d’un certain montant.
Elle est éditée en deux exemplaires au format papier ou électronique et doit être, en principe, conservé pendant dix ans. Je n’aborderai pas ici les conditions particulières de la facture électronique.
Toutefois, il faut savoir que pour les marchés publics : à compter du 1er janvier 2020 : la facture électronique est obligatoire pour les micro-entreprises. Aucune autre obligation ne s’impose donc aux micro entreprises. et notamment en matière de réception entre entreprises privées.
Concernant les professions libérales, la facture est dénommée » note d’honoraires ». et elle doit répondre aux mêmes règles que les factures.
Facturation en micro entreprise
L’obligation de facturation entre professionnels
Entre professionnels, l’établissement d’une facture est obligatoire pour tout achat de produits ou toute prestation de services réalisés.
Comme vu précédemment, la facture sera établie en deux exemplaires, un pour le l’acheteur et le double pour l’archivage du vendeur.
L’obligation de facturation entre un professionnel et un particulier
Entre vous et un particulier, l’obligation de facturation va dépendre de l’opération réalisée :
-
pour la vente de marchandises, la délivrance d’une facture est obligatoire si le client le demande,
-
la délivrance d’une facture est obligatoire en cas de vente à distance,
-
pour les prestations de services, la délivrance d’une note est obligatoire lorsque le montant TTC dépasse 25 euros ou si le client le demande.
Les mentions obligatoires sur la facture :
- l’adresse du micro-entrepreneur,
- le nom du micro-entrepreneur et celui du client avec son adresse et forme juridique,
- la date d’émission de la facture,
- le numéro de facture unique, à titre d’exemple : F suivi d’un numéro à 4 chiffres : F0001, F0002… mais cela peut-être : F année, mois, n° comme F201911001 (2019, mois 11, n°001 dans le mois,
- le numéro de SIREN,
- le numéro d’immatriculation au RC ou/et au RM suivant que vous avez ou non la double inscription,
- Lorsqu’elle est obligatoire pour le métier que vous exercez (métiers du bâtiment), vous devez indiquer sur vos devis et factures :
- l’assurance que vous avez souscrite au titre de votre activité,
- les coordonnées de l’assurance ou du garant,
- la couverture géographique de votre contrat.
- la désignation des produits ou prestations, quantité, prix unitaire HT, total HT,
- la date de règlement de la facture,
- une remise éventuellement sur la facture,
- le taux d’escompte (si c’est précisé dans les Conditions Générales de Vente),
- le taux des pénalités.
- La mention « TVA non applicable, art.293 B du CGI »,
Depuis 2013, le micro entrepreneur doit aussi indiquer dans ses conditions générales de vente (CGV) et sur ses factures la mention de l’application des pénalités de retard.
Facturation en micro entreprise
Les pénalités de retard et leurs taux
Que le client soit un professionnel ou un particulier, les pénalités sont dues dès le premier jour de retard, sans qu’il soit nécessaire d’effectuer un rappel ou une mise en demeure préalable.
Ce taux s’appliquera sous condition qu’il ne soit pas inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal .Il est.ixé à 0,86% au premier semestre 2019. Soit 0.86%x 3 = 2,58%
En revanche, aucun taux maximum n’est prévu.
Une bonne solution consiste à opter pour un taux nettement supérieur, par exemple 12 %. En effet, ce taux variant tous les semestres, il vaut mieux ne pas avoir à éditer de nouvelles Conditions Générales de Vente et de nouvelles factures chaque année.
Ci-dessous, tableau des taux des 10 dernières années.
Par ailleurs, les conditions générales de vente et les factures, depuis le 1er janvier 2013 doivent mentionner l’amende prévue par l’article L441-4 du code de commerce. Ceci est une obligation.
Ci-dessous un exemple de texte à insérer :
« Pour tout professionnel, en sus des indemnités de retard, toute somme, y compris l’acompte, non payée à sa date d’exigibilité produira de plein droit le paiement d’une indemnité forfaitaire de 40 euros due au titre des frais de recouvrement (Art. 441-6, I al. 12 du code de commerce et D. 441-5 ibidem) »
Le non-respect des dispositions relatives à l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est lourdement sanctionnée.:
- si les conditions générales de vente ne comportent pas cette mention, vous encourez une amende de 15 000 euros,
- si vos factures de vente ne comportent pas cette mention, vous encourez une amende de 75 000 euros.
Il serait judicieux d’avoir deux types de factures : un pour les particuliers et l’autre pour les professionnels.
Ci-dessous, un modèle de facture dont vous pouvez vous inspirer afin d’établir vos propres documents. Surtout, n’omettez pas les mentions obligatoires qui vous concerne.
10 rue de l’église
57… DEMOVILLE
FACTURE N° : 001/14
25 Av. des Arcs
75 VILLECLIENT
Conditions d’escompte : Sans escompte.
Cette facture doit être délivrée, soit au moment de la livraison de la marchandise dans les contrats de vente de marchandises, soit à la fin de l’exécution en cas d’une prestation de services.
Facturation en micro entreprise
Les règles de numérotation de la facturation
La numérotation des factures doit être effectuée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture.
Chaque facture à un numéro qui lui est propre, il est impossible d’avoir deux factures avec un même numéro. L’entreprise ne doit pas pouvoir émettre des factures à posteriori.
Il est possible de prévoir un préfixe en début de numérotation pour faciliter le classement des factures, comme par exemple une année, une année et un mois ou tout autre identifiant.
Lorsque la numérotation est prévue sur une période (année et mois), la numérotation repart de zéro en début de nouvelle période.
Facturation en micro entreprise
Quelle est l’utilité d’une facture ?
La facture est le justificatif d’une opération commerciale entre les parties contractantes ainsi qu’un document comptable, élément de preuve.
C’est un des éléments clef de la comptabilité du micro-entrepreneur. C’est donc la raison pour laquelle vous devez porter une attention particulière à la rédaction de vos devis et factures.
Vous devez donc connaitre les obligations légales que je vous ai mentionné que vous soyez :
- en totale conformité vis à vis de la loi (code de commerce, fisc, concurrence et répression des fraudes),
- avoir une comptabilité irréprochable en cas de contrôle fiscal ou encore URSSAF,
- vous épargnez des problèmes avec vos clients(tribunaux….).
Des logiciels conçus pour une bonne facturation.
Sachez qu’il existe des logiciels conçus pour réaliser une bonne facturation et pour tenir une comptabilité dans les règles de l’art, je vous conseille le produit ci-dessous :
-
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- le paramétrage est facile et permet de répondre aux mentions obligatoires,
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Facturation en micro entreprise
Importantes précisions :
- Dans le cas des ventes à distance, il existe une réglementation très précise concernant les mentions obligatoires des factures émises. Celles-ci doivent notamment indiquer l’existence d’un délai de rétractation et ses modalités d’application, ainsi que les garanties légales et contractuelles applicables à la vente,
- La facture dite « pro forma » ne constitue pas une facture définitive, ce n’est qu’un document provisoire le plus souvent établi pour les convenances de celui qui achète. Seule la facture définitive peut servir de preuve des achats et des ventes.
Facturation d’un professionnel à un particulier
Pour les ventes de marchandises, l’émission d’une facture par le micro-entrepreneur n’est réellement obligatoire que dans les cas suivants :
- A la demande du client,
- Pour les ventes à distance,
- Pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA,
- Pour certains travaux immobiliers.
Dans les autres cas, le professionnel remet généralement un ticket de caisse à l’acheteur.
Pour ce qui concerne les prestations de services réalisées pour des particuliers, il est obligatoire d’établir une note :
Le prestataire est obligé de remettre une note à son client :
- dès que le montant de la prestation atteint 25 €,
- si le client le lui demande (peu importe dans ce cas le montant de la prestation),
- dans certains cas particuliers, la remise de la note est obligatoire quel que soit le montant de la prestation, comme par exemple au restaurant.
Le contenu de la note :
- les coordonnées du prestataire,
- la date de rédaction de la note,les date et lieu d’exécution de la prestation,
- un décompte détaillé, en quantité et prix de chaque prestation ou produit fourni ou vendu (exemple : taux horaire et nombre d’heures travaillées). Ce décompte est facultatif si un devis descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme aux travaux effectués, a été délivré avant la prestation,
- la somme totale à payer.
La délivrance de la note :
Toute infraction sur l’existence ou le contenu de la note est sanctionnée d’une contravention de 1 500 à 3 000 euros en cas de récidive.
Nouvelle réglementation sur les logiciels de caisse.
Cette réglementation n’est obligatoire que pour ceux qui sont équipés d’un logiciel de caisse.
Une nouvelle réglementation concernant la certification des logiciels de caisse est mise en place depuis le 1er janvier 2018.
Si vous disposez de ce type d’équipements, vous devez obtenir une certification de conformité, délivrée par un organisme accrédité ou l’attestation individuelle de l’éditeur pour le logiciel de caisse utilisé.
Omission ou inexactitude dans une facture
Chaque omission ou inexactitude constatée dans une facture peut donner lieu à une amende de 15 € par facture. Toutefois le montant de l’amende ne peut excéder le quart du montant qui est ou aurait dû être mentionné sur la facture.
Omission de facturation, factures fictives ou de complaisance
Si l’entreprise émet des factures de complaisance, des factures fictives ou omet d’établir une facture, elle risque une amende de 50 % du montant de la transaction facturée ou de celle qui aurait dû être facturée.
En cas de vente sans facture, cette amende peut-être réduite à 5% si l’entreprise apporte la preuve que l’opération a été comptabilisée régulièrement dans les 30 jours de la mise en demeure de l’administration.
Facturation en micro entreprise
Les règles de conservation des factures adressées aux clients
L’entreprise doit obligatoirement conserver les factures qu’elle adresse à ses clients :
- La législation fiscale prévoit que les factures clients doivent être conservées pendant au moins 6 ans à compter de leur date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ,
- Le code de commerce prévoit que les factures clients doivent être conservées pendant au moins 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.
La rectification, l’annulation et la suppression des factures
Vous pouvez avoir besoin de rectifier une facture après l’avoir transmise, par exemple lorsqu’elle comporte une erreur ou qu’une remise est accordée. Il est également possible d’annuler une facture.
Toutefois, la procédure de rectification ou d’annulation doit être effectuée :
- en établissant une nouvelle facture qui remplace la précédente (annule et remplace la ftre n° : la facture remplacée doit être mentionnée sur la nouvelle facture),
- en établissant un avoir faisant référence à la facture sur lequel il porte.
Par contre, il n’est pas possible de supprimer une facture.
Confier la facturation à un tiers
Une entreprise a la faculté de déléguer la facturation à un prestataire en le mandatant à cet effet. Ce dernier établira puis émettra les factures au nom et pour le compte de l’entreprise.
J’écris de nombreux guides dédiés aux micro entrepreneurs. Pour aller plus loin sur la gestion d’une micro entreprise, je vous conseille le guide complet.
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Je vous ajoute une recommandation si besoin. Je vous mets un lien vers les articles les plus lus par les visiteurs de mon site :
Le contrôle fiscal dans la micro entreprise.
Le micro-entrepreneur et le contrôle URSSAF.
Depuis quelques temps, l’article le plus consulté est :
micro entrepreneur : Quel salaire ?
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D’avance merci!
Bonjour,
J’ai lu sur Service Public que l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40€ concernait uniquement les activités soumises au Code du Commerce.
J’ai une micro-entreprise en libéral (art-thérapie et biographie hospitalière). Je rédige actuellement un Contrat de Prestation pour une association et je ne parviens pas à savoir si mon activité de biographe est soumise au Code du Commerce !
Sauriez-vous me renseigner, s’il vous plaît ?
Merci !
Bonjour Marine,
Je dois vous dire que personnellement je considère cette activité comme ne relevant pas du domaine commercial. Ceci n’engage que moi. Si vous voulez lever le doute, je ne vois pas d’autre alternative que d’adresser un courrier à votre CCI. Pas de réponse orale mais bien un écrit. Les conséquences d’une activité commerciale ne sont pas seulement l’indemnité forfaitaire mais une inscription à la CCI et tout ce qui découle d’une activité commerciale.
Bonne continuation.
Bien cordialement.
Merci pour votre réponse tout-à-fait éclairante !
Bonjour et merci pour vos articles, toujours indispensables.
Mes factures ne comportaient en effet pas la mention sur le taux appliqué en cas de retard de paiement. Néanmoins quand l’applique-t-on réellement, cette pénalité? D’habitude je travaille pour des associations qui payent en fin de trimestre les prestations. j’envoie généralement ma facture à ce moment, mais ça prend souvent quelques jours avant que le paiement soit effectué, selon la disponibilité des membres de l’asso.
Quand je travaille pour une collectivité territoriale, là il peut y avoir un mois ou deux de délais administratifs. Si j’indique que le paiement doit être effectué dès la réception de la facture, le taux s’applique à quel moment? les 40€ (dans l’exemple) également? Je ne me vois pas pénaliser des clients qui ont simplement des modalité de paiement très lentes (on le sait d’avance).
Par contre quand quelqu’un tarde vraiment, c’est à quel moment qu’on lui indique le retard? quelle est la procédure? (je n’ai jamais eu le cas, pour le moment)
Autre question: j’ai travaillé pour un particulier et j’ai émis une facture, comme pour les autres prestations. Si ça se reproduit est-ce que je dois faire figurer le terme « note » à la place de « facture »? Est-ce qu’il faut faire une autre numérotation que celle des factures (ex N2019001)? Ou reprendre le numéro de la facture là où on en est? Ou ne pas numéroter du tout (ce qui est bizarre d’un point de vue administratif, vu que les gains sont surveillés en fonction de l’ordre chronologique des factures, donc si il y a des gains sans facture…)?
Merci d’avance si vous pouvez apporter ces précisions pratiques.
Bonjour,
Je constate que vous êtes prestataire de services.
Comme indiqué : la note est obligatoire au-delà de 25€ ou à la demande du client.
Il n’est pas « grave » de libellé facture au lien de note.
Il est possible d’avoir plusieurs « facturiers », mais la contrainte reste la même, chaque facturier ayant sa propre numérotation.
Si les mentions sont obligatoires, une autre chose en est l’application dans votre entreprise. Il ne serait pas envisageable d’appliquer les pénalités à vos clients nommés dans votre message.
Les mentions seront importantes en cas de conflit.
Quant aux délais de paiement. Il faut faire le distinguo entre les délais avec les entreprises ou avec les particuliers.
Concernant les entreprises, je vous mets le lien vers les obligations légales (non respectées).
Avec les particuliers : à vous de définir la date de paiement dans votre facturation.
Bonne continuation.
Bien cordialement.
Bonjour,
En cas d’oubli de mention, vous pouvez tout de même réclamer les intérêts qui seront alors fixés par défaut (10% annuels actuellement) (par contre, vous êtes redevable de l’amende de 15 euros).
– Au niveau de la date : quand vous travaillez avec un professionnel, deux possibilités, comme indiqué dans le lien de Caddy :
1) aucun délai de paiement n’est convenu et dans ce cas le délai qui s’applique est de maximum 30 jours après la date de la prestation.
2) Si vous avez un contrat, ou un délai convenu : le délai maximal qu’on peut convenir est de 60 jours après la facture, ou 45 jours si la facture est périodique (en fin de mois).
Normalement, vous devez facturer le jour même de la prestation, néanmoins dans certains cas on peut faire des facture périodiques dans la limite d’un mois après la prestation.
Vous pouvez également scinder la prestation (par exemple si j’ai un contrat sur une prestation qui va durer un trimestre, je fais une facture d’1/3 du montant chaque mois, en accord avec le client) Je ne suis pas certaine que vous puissiez faire une facture par trimestre, il me semble que un mois est le maximum ? Ce point reste à éclaircir pour moi, tout dépend de ce que vous fixez en date de prestation ?
Dans tous les cas, mettez une date de paiement sur votre facture, c’est celle qui fait référence pour les indemnités de retard.
Pour le « paiement à réception », je ne sais pas trop, avez-vous un accusé de réception ? Je n’utilise cette case que si je remets la facture en main propre (souvent en même temps que je reçois le paiement), sinon on fixe une vraie date.
Par exemple, si j’envoie ma facture le 31, que le client me dit qu’il a besoin de 7 jours pour la traiter + délai de virement, je vais mettre une date au 15 pour laisser de la marge, c’est à vous de voir ce que vous choisissez.
L’indemnité forfaitaire de 40 euros et les intérêts sont dus dès le premier jour de retard par rapport à la date indiquée sur la facture. Ils sont dus même si vous ne réclamez pas. Si la date de paiement de votre facture est le 15, le 16 ils sont dus.
En pratique, comme le dit Caddy, on les réclame rarement pour garder une bonne relation avec le client, tout dépend de votre rapport de force et de ce que vous êtes prêt à perdre, de votre feeling là dessus. (Je parle de réclamer, car même si ils sont dus par le client sans que vous réclamiez, évidemment le client ne va généralement pas les payer de lui-même….)
Côté procédure : on m’a conseillé, comme pour les factures, 2 relances informelles, puis lettre en AR, puis huissier (ou autre procédure judiciaire). Je n’ai jamais été jusque là encore, car à ce stade, ça fait beaucoup d’argent et d’efforts pour 40 euros :), mais je m’étais renseignée car justement je me suis retrouvée dans la situation où je les réclame et évidemment le client refuse… et là c’est assez compliqué (à ce stade, généralement le problème est que le client ne vous paye pas du tout et votre souci principal est en fait de récupérer le montant principal de la facture….) Si vous n’avez pas peur de mettre en péril la collaboration, les réclamer peut aussi servir à vous faire respecter.
Côté facture : personnellement j’utilise un logiciel de facturation qui m’impose le numéro, du coup tout s’appelle « facture » et tout est dans une seule numérotation, je ne trouve pas ça gênant, voire plus pratique quand on a beaucoup de factures.
Bonjour Elise,
Voilà en effet une réponse très détaillée.
Pour ce qui me concerne je me suis résolu à une réponse brève pour être le plus lisible possible.
Toutefois, d’une manière générale, il faut privilégier la bonne relation client. Par ailleurs, il est en effet souhaitable de prévoir toutes les conditions nécessaires et obligatoires. Je connais beaucoup de logiciel de facturation pour les petites entreprises qui ne permettent pas d’y insérer toutes les mentions nécessaires.
Il faut toujours mettre au point les conditions de règlement avec le client et ce dès le premier contact, devis, contrat……….
Bien cordialement.
Merci pour toutes ces informations, c’est avec grand intérêt que je les lis.
Je suis en micro entreprise service à la personne.
Je n’ai malheureusement pas réussi à accéder à la possibilité d’intervenir auprès de particulierses de +60 ans, ne pouvant répondre à certaines questions du cahier des charges.
– local dédié à cette activité avec bail commercial
– moyen humain pour intervenir
….
Bonjour,
Je connais parfaitement toutes les obligations concernant les services à la personne. J’ai en effet écrit un guide dédié à cette activité..
Il est en effet compliqué dans certains cas d’obtenir l’agrément nécessaire et notamment pour les prestations envers les personnes âgées.
Pour le local : il peut être partagé. Pour les moyens humains, cela peut également se faire avec des personnes ayant la même activité que vous (en micro entreprise). Il faut savoir que l’activité est ouverte aux micro entrepreneurs et qu’il ne serait pas envisageable d’avoir des salariés.Pour conclure, il est extrêmement difficile d’obtenir les agréments.
Bonne continuation.
Cordialement.