Facturation en micro entreprise

Facturation en micro entreprise

Après l’article détaillé sur la comptabilité, dont je vous conseille la lecture si ce n’est déjà fait ; comme promis, je reviens vers vous avec un article dédié à la facturation.

La facture en micro entreprise

La facturation en micro entreprise

En effet, vos factures doivent être en totale conformité avec la réglementation  en vigueur.

Et, par ailleurs, des mentions obligatoires intéressent les micro entrepreneurs sous peine d’amendes pour toutes les infractions ou omissions que vous pourriez commettre.

En la matière, nul ne saurait ignorer la loi. Et, ce n’est pas joué d’avance !

La facture doit donc répondre à un certain nombre d’obligations.

Les contrevenants s’exposent à des amendes pénales et fiscales très lourdes

Facturation en micro entreprise

Qu’est-ce que la facturation et à quoi ça sert ?

La facture est le document officiel à la fois juridique, comptable et fiscal émis par un professionnel et qui détaille les conditions de délivrance d’une marchandise ou d’une prestation de service.

Elle constitue une preuve de vente pour celui qui vend et d’achat pour l’acheteur ; elle sera établie en double exemplaire et rédigée en français.

Pour le vendeur, la facture constitue donc un titre de créance émis à destination de son client. Son établissement est obligatoire au-delà d’un certain montant.

 Elle est éditée en deux exemplaires au format papier ou électronique  et doit être, en principe, conservé pendant dix ans. Je n’aborderai pas ici les conditions particulières de la facture électronique.

Toutefois, il faut savoir que pour les marchés publics  : à compter du 1er janvier 2020 : la facture électronique est obligatoire pour les micro-entreprises. Aucune autre obligation ne s’impose donc aux micro entreprises. et notamment en matière de réception entre entreprises privées.

Concernant les professions libérales, la facture est dénommée ” note d’honoraires”. et elle doit répondre aux mêmes règles que les factures.

Facturation en micro entreprise

L’obligation de facturation entre professionnels

Entre professionnels, l’établissement d’une facture est obligatoire pour tout achat de produits ou toute prestation de services réalisés.

Comme vu précédemment, la facture sera établie  en deux exemplaires, un pour le l’acheteur et le double pour l’archivage du vendeur.

L’obligation de facturation entre un professionnel et un particulier

Entre vous  et un particulier, l’obligation de facturation va dépendre de l’opération réalisée :

  • pour la vente de marchandises, la délivrance d’une facture est obligatoire si le client le demande,
  • la délivrance d’une facture est obligatoire en cas de vente à distance,
  • pour les prestations de services, la délivrance d’une note est obligatoire lorsque le montant TTC dépasse 25 euros ou si le client le demande.

 Les mentions obligatoires sur la facture :

  • l’adresse du micro-entrepreneur,
  • le nom du micro-entrepreneur et celui du client avec son adresse et forme juridique,
  • la date d’émission de la facture,
  • le numéro de facture unique,  à titre d’exemple : F suivi d’un numéro à 4 chiffres : F0001, F0002… mais cela peut-être : F année, mois, n° comme F201911001 (2019, mois 11, n°001 dans le mois,
  • le numéro de SIREN,
  • le numéro d’immatriculation au RC ou/et au RM suivant que vous avez ou non la double inscription,
  • Lorsqu’elle est obligatoire pour le métier que vous exercez (métiers du bâtiment), vous devez indiquer sur vos devis et factures :
    • l’assurance que vous avez souscrite au titre de votre activité,
    • les coordonnées de l’assurance ou du garant,
    • la couverture géographique de votre contrat.
  •  la désignation des produits ou prestations, quantité, prix unitaire HT, total HT,
  • la date de règlement de la facture,
  • une remise éventuellement sur la facture,
  • le taux d’escompte (si c’est précisé dans les Conditions Générales de Vente),
  • le taux des pénalités. 
  • La mention « TVA non applicable, art.293 B du CGI »,

Depuis 2013, le micro entrepreneur doit aussi indiquer dans ses conditions générales de vente (CGV) et sur ses factures la mention de l’application des pénalités de retard.

Facturation en micro entreprise

Les pénalités de retard et leurs taux

Que le client soit un professionnel ou un particulier, les pénalités sont dues dès le premier jour de retard, sans qu’il soit nécessaire d’effectuer un rappel ou une mise en demeure préalable.

Ce taux s’appliquera sous condition qu’il ne soit pas inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal .Il est.ixé à 0,86% au premier semestre 2019. Soit 0.86%x 3 = 2,58%

En revanche, aucun taux maximum n’est prévu.

Une bonne solution consiste à opter pour un taux nettement supérieur, par exemple 12 %. En effet, ce taux variant tous les semestres,  il vaut mieux ne pas avoir à éditer de nouvelles Conditions Générales de Vente et de nouvelles factures chaque année.

Ci-dessous, tableau des taux des 10 dernières années.

 

Par ailleurs, les conditions générales de vente et les factures, depuis le 1er janvier 2013 doivent mentionner l’amende prévue par l’article L441-4 du code de commerce. Ceci est une obligation.

Ci-dessous un exemple de texte à insérer :

« Pour tout professionnel, en sus des indemnités de retard, toute somme, y compris l’acompte, non payée à sa date d’exigibilité produira de plein droit le paiement d’une indemnité forfaitaire de 40 euros due au titre des frais de recouvrement (Art. 441-6, I al. 12 du code de commerce et D. 441-5 ibidem) »

Le non-respect des dispositions relatives à l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est lourdement sanctionnée.:

  • si les conditions générales de vente ne comportent pas cette mention, vous encourez une amende de 15 000 euros,
  • si vos factures de vente ne comportent pas cette mention, vous encourez une amende de 75 000 euros.

Il serait judicieux d’avoir deux types de factures : un pour les particuliers et l’autre pour les professionnels.

Ci-dessous, un modèle de facture dont vous pouvez vous inspirer afin d’établir vos propres documents. Surtout, n’omettez pas les mentions obligatoires qui vous concerne.

Votre nom ou dénomination sociale
10 rue de l’église
57… DEMOVILLE
Numéro de SIREN :123456789
Numéro de RM : ou RC ou les 2 si double immatriculation.
FACTURE  N° : 001/14
Date : 29 février 20..              
                                
                                                                                 M r  CLIENT
                                                                                 25 Av. des Arcs
                                                                                 75 VILLECLIENT

_____________________________________________________________
Désignation du produit    Quantité     Prix unitaire HT     Remise     Total HT
_____________________________________________________________
Produit AAAA                      2                   30,00                 10      54,00
Produit BBB                        5                     2,00                          10,00
Prestation CAA                    1                   45,00                          45,00
_____________________________________________________________
                                                                            TOTAL HT       109,00€
                                                         TVA non applicable, art.293 B du CGI
Date de règlement : à réception de facture.
Conditions d’escompte : Sans escompte.
En cas de retard de paiement à l’échéance, des intérêts de retard au taux annuel de 12 % sur le montant impayé seront dus de plein droit, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour les professionnels due au titre des frais de recouvrement (Art. 441-6, I al. 12 du code de commerce et D. 441-5 ibidem) »
Lorsqu’elle est obligatoire vous devez indiquer : l’assurance souscrite pour votre activité, les coordonnées de l’assurance ou du garant, la couverture géographique du contrat.
Bien entendu, vous ferez la facture en deux exemplaires dont un que vous conserverez et archiverez pendant 10 ans à partir de la date d’émission.

Cette facture doit être délivrée, soit au moment de la livraison de la marchandise dans les contrats de vente de marchandises, soit à la fin de l’exécution en cas d’une prestation de services.

Facturation en micro entreprise

Les règles de numérotation de la facturation

La numérotation des factures doit être effectuée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture.

Chaque facture à un numéro qui lui est propre, il est impossible d’avoir deux factures avec un même numéro. L’entreprise ne doit pas pouvoir émettre des factures à posteriori.

Il est possible de prévoir un préfixe en début de numérotation pour faciliter le classement des factures, comme par exemple une année, une année et un mois ou tout autre identifiant.

Lorsque la numérotation est prévue sur une période (année et mois), la numérotation repart de zéro en début de nouvelle période.

Je vous donne un exemple :
Vous numérotez vos factures sous la forme : F/année/mois/numéro.
Vous terminez l’année avec la facture numérotée : F2019-12-0232. La première facture émise au mois de janvier de l’année 2020 sera numérotée F2020-01-0001.

Facturation en micro entreprise

Quelle est l’utilité d’une facture ?

La facture est le justificatif d’une opération commerciale entre les parties contractantes  ainsi qu’un document comptable, élément de preuve. 

C’est un des éléments clef de la comptabilité du micro-entrepreneur. C’est donc la raison pour laquelle vous devez porter une attention particulière à la rédaction de vos devis et factures.

Vous devez donc connaitre les obligations légales que je vous ai mentionné que vous soyez :

  • en  totale conformité vis à vis de la loi (code de commerce, fisc, concurrence et répression des fraudes),
  • avoir une comptabilité irréprochable en cas de contrôle fiscal ou encore URSSAF,
  • vous épargnez des problèmes avec vos clients(tribunaux….).
Un bon conseil :
Si vous n’avez pas encore reçu vos numéros de SIREN/SIRET car vous venez  tout juste de vous déclarer au régime du micro-entrepreneur, vous devez mentionner sur vos devis et factures “Numéro de SIREN en cours d’immatriculation”.
Dès la réception de celui-ci, vous rééditerez vos factures et les enverrez  à vos clients sans en changer les numéros initiaux.

Des logiciels conçus pour une bonne facturation.

Sachez qu’il existe des logiciels conçus pour réaliser une bonne facturation et pour tenir une comptabilité dans les règles de l’art, je vous conseille le produit ci-dessous :

    • Parce que je le connais parfaitement,
    • Il répond totalement aux besoins de la micro-entreprise,
    • EBP est l’entreprise leader dans la comptabilité/gestion de la petite entreprise,
    • le paramétrage est facile et permet de répondre aux mentions obligatoires,
    • Il permet de calculer vos charges et impôts,
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Facturation en micro entreprise

Importantes précisions :

  • Dans le cas des ventes à distance, il existe une réglementation très précise concernant les mentions obligatoires des factures émises. Celles-ci doivent notamment indiquer l’existence d’un délai de rétractation et ses modalités d’application, ainsi que les garanties légales et contractuelles applicables à la vente,
  • La facture dite “pro forma” ne constitue pas une facture définitive, ce n’est qu’un document provisoire le plus souvent établi pour les convenances de celui qui achète. Seule la facture définitive peut servir de preuve des achats et des ventes.

Facturation d’un professionnel à un particulier

Pour les ventes de marchandises, l’émission d’une facture par le micro-entrepreneur n’est réellement obligatoire que dans les cas suivants :

  • A la demande du client,
  • Pour les ventes à distance,
  • Pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA,
  • Pour certains travaux immobiliers.

Dans les autres cas, le professionnel remet généralement un ticket de caisse à l’acheteur.

Pour ce qui concerne les prestations de services réalisées pour des particuliers, il est obligatoire d’établir une note :

Le prestataire est obligé de remettre une note à son client :

  • dès que le montant de la prestation atteint 25 €,
  • si le client le lui demande (peu importe dans ce cas le montant de la prestation),
  • dans certains cas particuliers, la remise de la note est obligatoire quel que soit le montant de la prestation, comme par exemple au restaurant.

Le contenu de la note :

  • les coordonnées du prestataire,
  • la date de rédaction de la note,les date et lieu d’exécution de la prestation,
  • un décompte détaillé, en quantité et prix de chaque prestation ou produit fourni ou vendu (exemple : taux horaire et nombre d’heures travaillées). Ce décompte est facultatif si un devis descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme aux travaux effectués, a été délivré avant la prestation,
  • la somme totale à payer.

La délivrance de la note :

La note doit être délivrée dès que la prestation est rendue et avant le paiement du prix. Elle est établie en double exemplaire. Le professionnel doit remettre l’original au client et conserver le double.

Toute infraction sur l’existence ou le contenu de la note est sanctionnée d’une contravention de 1 500 à 3 000 euros en cas de récidive.

Nouvelle réglementation sur les logiciels de caisse.

Cette réglementation n’est obligatoire que pour ceux qui sont équipés d’un logiciel de caisse.

Une nouvelle réglementation concernant la certification des logiciels de caisse est mise en place depuis le 1er janvier 2018.

 Si vous disposez de ce type d’équipements, vous devez obtenir une certification de conformité, délivrée par un organisme accrédité ou l’attestation individuelle de l’éditeur pour le logiciel de caisse utilisé.

Omission ou inexactitude dans une facture

Chaque omission ou inexactitude constatée dans une facture peut donner lieu à une amende de 15 € par facture. Toutefois le montant de l’amende ne peut excéder le quart du montant qui est ou aurait dû être mentionné sur la facture.

Omission de facturation, factures fictives ou de complaisance

Si l’entreprise émet des factures de complaisance, des factures fictives ou omet d’établir une facture, elle risque une amende de 50 % du montant de la transaction facturée ou de celle qui aurait dû être facturée.

En cas de vente sans facture, cette amende peut-être réduite à 5% si l’entreprise apporte la preuve que l’opération a été comptabilisée régulièrement dans les 30 jours de la mise en demeure de l’administration.

Facturation en micro entreprise

Les règles de conservation des factures adressées aux clients

L’entreprise doit obligatoirement conserver les factures qu’elle adresse à ses clients :

  • La législation fiscale prévoit que les factures clients doivent être conservées pendant au moins 6 ans à compter de leur date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ,
  • Le code de commerce prévoit que les factures clients doivent être conservées pendant au moins 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.

La rectification, l’annulation et la suppression des factures

Vous pouvez avoir besoin de rectifier une facture après l’avoir transmise, par exemple lorsqu’elle comporte une erreur ou qu’une remise est accordée. Il est également possible d’annuler une facture.

Toutefois, la procédure de rectification ou d’annulation doit être effectuée :

  • en établissant une nouvelle facture qui remplace la précédente (annule et remplace la ftre n° : la facture remplacée doit être mentionnée sur la nouvelle facture),
  • en établissant un avoir faisant référence à la facture sur lequel il porte.

Par contre, il n’est pas possible de supprimer une facture.

Confier la facturation à un tiers

Une entreprise a la faculté de déléguer la facturation à un prestataire en le mandatant à cet effet. Ce dernier établira puis émettra les factures au nom et pour le compte de l’entreprise.

J’écris de nombreux guides dédiés aux micro entrepreneurs. Pour aller plus loin sur la gestion d’une micro entreprise, je vous conseille le guide complet.

Le guide pratique du micro entrepreneur

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Je vous ajoute une recommandation si besoin. Je vous mets un lien vers les articles les plus lus par les visiteurs de mon site :

Le contrôle fiscal dans la micro entreprise.
Le micro-entrepreneur et le contrôle URSSAF.

Depuis quelques temps, l’article le plus consulté est :
micro entrepreneur : Quel salaire ?

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D’avance merci!

 

4 réflexions sur “Facturation en micro entreprise”

  1. Bonjour et merci pour vos articles, toujours indispensables.
    Mes factures ne comportaient en effet pas la mention sur le taux appliqué en cas de retard de paiement. Néanmoins quand l’applique-t-on réellement, cette pénalité? D’habitude je travaille pour des associations qui payent en fin de trimestre les prestations. j’envoie généralement ma facture à ce moment, mais ça prend souvent quelques jours avant que le paiement soit effectué, selon la disponibilité des membres de l’asso.
    Quand je travaille pour une collectivité territoriale, là il peut y avoir un mois ou deux de délais administratifs. Si j’indique que le paiement doit être effectué dès la réception de la facture, le taux s’applique à quel moment? les 40€ (dans l’exemple) également? Je ne me vois pas pénaliser des clients qui ont simplement des modalité de paiement très lentes (on le sait d’avance).
    Par contre quand quelqu’un tarde vraiment, c’est à quel moment qu’on lui indique le retard? quelle est la procédure? (je n’ai jamais eu le cas, pour le moment)

    Autre question: j’ai travaillé pour un particulier et j’ai émis une facture, comme pour les autres prestations. Si ça se reproduit est-ce que je dois faire figurer le terme “note ” à la place de “facture”? Est-ce qu’il faut faire une autre numérotation que celle des factures (ex N2019001)? Ou reprendre le numéro de la facture là où on en est? Ou ne pas numéroter du tout (ce qui est bizarre d’un point de vue administratif, vu que les gains sont surveillés en fonction de l’ordre chronologique des factures, donc si il y a des gains sans facture…)?
    Merci d’avance si vous pouvez apporter ces précisions pratiques.

    • Bonjour,
      Je constate que vous êtes prestataire de services.
      Comme indiqué : la note est obligatoire au-delà de 25€ ou à la demande du client.
      Il n’est pas “grave” de libellé facture au lien de note.
      Il est possible d’avoir plusieurs “facturiers”, mais la contrainte reste la même, chaque facturier ayant sa propre numérotation.
      Si les mentions sont obligatoires, une autre chose en est l’application dans votre entreprise. Il ne serait pas envisageable d’appliquer les pénalités à vos clients nommés dans votre message.
      Les mentions seront importantes en cas de conflit.
      Quant aux délais de paiement. Il faut faire le distinguo entre les délais avec les entreprises ou avec les particuliers.
      Concernant les entreprises, je vous mets le lien vers les obligations légales (non respectées).
      Avec les particuliers : à vous de définir la date de paiement dans votre facturation.
      Bonne continuation.
      Bien cordialement.

  2. Merci pour toutes ces informations, c’est avec grand intérêt que je les lis.
    Je suis en micro entreprise service à la personne.
    Je n’ai malheureusement pas réussi à accéder à la possibilité d’intervenir auprès de particulierses de +60 ans, ne pouvant répondre à certaines questions du cahier des charges.
    – local dédié à cette activité avec bail commercial
    – moyen humain pour intervenir
    ….

    • Bonjour,
      Je connais parfaitement toutes les obligations concernant les services à la personne. J’ai en effet écrit un guide dédié à cette activité..
      Il est en effet compliqué dans certains cas d’obtenir l’agrément nécessaire et notamment pour les prestations envers les personnes âgées.
      Pour le local : il peut être partagé. Pour les moyens humains, cela peut également se faire avec des personnes ayant la même activité que vous (en micro entreprise). Il faut savoir que l’activité est ouverte aux micro entrepreneurs et qu’il ne serait pas envisageable d’avoir des salariés.Pour conclure, il est extrêmement difficile d’obtenir les agréments.
      Bonne continuation.
      Cordialement.

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