micro-entrepreneur : comment faire une facture correcte?

micro-entrepreneur : comment faire une facture correcte?

micro-entrepreneur : comment faire une facture correcte?

micro-entrepreneur : comment faire une facture correcte?

S’il est une chose importante pour un micro-entrepreneur c’est bien de faire une facture selon les normes.

En effet, si la gestion d’une micro-entreprise est particulièrement simple, avec des formalités allégées, une comptabilité simplifiée; il n’en est pas de même de la facture.

A la lecture de nombreux commentaires et demandes émanant des visiteurs de mon site, j’ai décidé de revenir sur une notion importante : la facturation ou micro-entrepreneur : comment faire une facture correcte?

En effet, une facturation sans toutes les mentions obligatoires expose à des amendes très lourdes, à des litiges avec les clients ou à des contrôles des administrations (y compris de la  répression des fraudes!).  

Cela peut même déclencher un contrôle fiscal! 

Ce ne sera pas votre cas, vous allez mettre en application les conseils que je vais vous donner.

J’envisage même d’écrire un e-book traitant de façon exhaustive du devis, de la facture et de la comptabilisation des factures dans la micro-entreprise. Il y a en effet beaucoup à connaître pour être dans une parfaite légalité. 

Si vous voulez déjà aller plus loin dans la connaissance d’une comptabilité structurée, je vous conseille vivement l’achat de mon guide spécial intitulé :

GUIDE N°3 – LA COMPTABILITE.

micro-entrepreneur : comment faire une facture correcte?

Revenons sur la notion de facture.

La facture est un document représentant la preuve comptable, juridique, fiscale, commerciale, d’un achat, d’une vente de produits ou de prestation de services.

Pour le fournisseur, la facture est une créance résultant de la vente d’un bien ou d’un service, vers son client qui bénéficiera de l’objet de la vente.

Celle-ci assurera le transfert de propriété ou pas, suivant les clauses de réserve de propriété figurant dans les conditions générales de vente (CGV).

La facture a pour but de faire payer au client final le montant stipulé et dans les conditions définies textuellement.

En votre qualité de micro-entrepreneur, vous devez remettre à vos clients une facture lors de chaque vente ou de prestation (sauf exception).

Nous n’évoquerons pas ici les particularités des professions libérales dont certaines mentions sont différentes. Néanmoins, note d’honoraires ou facture (il n’y a pas de grosses différences, les règles sont les mêmes), par ailleurs, certaines professions libérales émettent des factures (mais ce n’est pas notre propos!).

micro-entrepreneur : comment faire une facture correcte?

Pourquoi établir une facture?

Il y a plusieurs raisons à cela!

  • La fonction juridique : elle permet d’établir le constat de la réalité d’une vente, d’une prestation et constate la preuve du droit de créance du vendeur,
  • La fonction comptable : elle sert de justificatif pour l’enregistrement et l’établissement des comptes, c’est l’élément clef de la comptabilité,
  • La fonction commerciale : elle détaille les conditions de la vente et particulièrement le montant total à payer (elle donne également toutes vos conditions générales de vente),
  • La fonction fiscale : elle précise votre franchise en base de TVA, elle sert à la détermination de votre chiffre d’affaires encaissé (charges sociales et fiscales).
micro-entrepreneur : comment faire une facture correcte?

Les mentions obligatoires sur la facture.

  • la date d’émission de la facture,
  • le numéro de facture unique;  à titre d’exemple : F suivi d’un numéro à 4 chiffres : F0001, F0002… mais cela peut-être : F, année, mois, n° comme F201411001 (2014, mois 11, n°001 dans le mois. Pour ce qui me concerne j’ai adopté le système simple suivant : FC000001, comme Facture Client et numéro chronologique dont l’avantage est de ne pas repartir de zéro chaque année et de pouvoir émettre 100 000 factures avant de repartir sur une nouvelle numérotation…… un nombre de factures que je vous souhaite vivement et ce qui n’est pas mon cas!
  • le numéro de SIREN, le cas échéant “en cours d’attribution” si facturation avant l’obtention de ce dernier, avec régularisation de la facture dès réception de votre numéro,
  • le numéro d’immatriculation au RC ou au  RM, suivant nouvelles disposition de la Loi Pinel, ET éventuellement les deux en cas de double immatriculation,
  • désormais, lorsqu’elle est obligatoire pour le métier que vous exercez. Vous devrez indiquer sur vos devis et factures :
    • l’assurance que vous avez souscrite au titre de votre activité,
    • les coordonnées de l’assurance ou du garant,
    • la couverture géographique de votre contrat.
  •  la désignation des produits ou prestations, quantité, prix unitaire HT, total HT,
  • la date de règlement de la facture,
  • une remise éventuellement sur la facture,
  • une majoration éventuelle en cas de frais de transport, d’emballage…..
  • le taux d’escompte (si c’est précisé dans les Conditions Générales de Vente),
  • le taux des pénalités (le taux des pénalités de retard doit être indiqué dans vos Conditions Générales de Vente et ne peut être inférieur à 3 fois le taux de l’intérêt légal, soit 2,13 % en 2012 et seulement 0,12 % en 2014, depuis 2015 le taux d’intérêt légal est fixé chaque semestre, actuellement : 2,97%,
  •  comme c’est une facture de micro-entrepreneur, la mention « TVA non applicable, art.293 B du CGI »,
  • Et, depuis 2013, le micro-entrepreneur doit aussi indiquer dans ses conditions générales de vente (CGV) et sur ses factures la mention “En cas de retard de paiement, application d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40€ selon l’article D. 441-5 du code du commerce”.

Si cette mention n’apparait pas sur vos factures, vous vous exposez à des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 15.000 € .

informationAttention : en plus de la sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 €, l’entreprise qui ne respecte pas ces obligations s’expose à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant.

Précisions importantes :

  • Concernant la vente à distance, il existe une réglementation très précise concernant les mentions obligatoires des factures émises.  Elles doivent entre autres indiquer l’existence d’un délai de rétractation et ses modalités d’application, ainsi que les garanties légales et contractuelles applicables à la vente,
  • Une facture dite “pro forma” ne constitue pas aucunement une facture définitive,  il ne s’agit que d’un document à caractère provisoire et généralement établi à la demande de celui qui achète. Seule une facture définitive peut servir de preuve des achats et des ventes.
micro-entrepreneur : comment faire une facture correcte?

Facturation d’un professionnel à un particulier

Pour les ventes de marchandises, l’émission d’une facture par le micro-entrepreneur n’est réellement obligatoire que dans les cas suivants :

  • A la demande du client,
  • Pour les ventes à distance,
  • Pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA (pour ceux qui sont dans ce cas évidemment),
  • dès lors que le prix est supérieur à 25 euros,
  • Pour certains travaux immobiliers.

Dans les autres cas, le professionnel remet généralement un ticket de caisse à l’acheteur.

En ce qui concerne les prestations de services réalisées pour des particuliers, il est obligatoire d’établir une note :

Le prestataire est obligé de remettre une note à son client :

  • dès que le montant de la prestation atteint 25 €,
  • si le client le lui demande (peu importe dans ce cas le montant de la prestation),
  • dans certains cas particuliers, la remise de la note est obligatoire quel que soit le montant de la prestation, comme par exemple au restaurant.

Le contenu de la note :

  • les coordonnées du prestataire,
  • la date de rédaction de la note,les date et lieu d’exécution de la prestation,
  • un décompte détaillé, en quantité et prix de chaque prestation ou produit fourni ou vendu (exemple : taux de l’heure et nombre d’heures travaillées). Ce décompte est facultatif si un devis descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme aux travaux effectués, a été délivré avant la prestation,
  • la somme totale à payer.

La délivrance de la note :

La note doit être délivrée dès que la prestation est rendue et avant le paiement du prix. Elle est établie en double exemplaire. Le professionnel doit remettre l’original au client et conserver le double.

Toute infraction sur l’existence ou le contenu de la note est sanctionnée d’une contravention de 1 500 à 3 000 euros en cas de récidive.

Je dois vous rappeler une réglementation concernant le paiement en espèces :

Le paiement en espèces (pièces et billets) est réglementé. il est  interdit au-delà de du plafond de 1000€.

Je profite également pour vous rappeler qu’un compte bancaire dédié est obligatoire.

Facturation établie par voie électronique.

Les factures transmises par voie électronique sont valables à condition que l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité soient garantis.

Certaines procédures de contrôle doivent être respectées lors de l’établissement d’un système de facturation électronique, telles que la conservation des informations dans l’ordre chronologique de leur émission par l’émetteur, de leur réception par le récepteur ou l’établissement d’une liste récapitulative des messages sur papier.

Les délais de conservation des factures :

Les micro-entrepreneurs doivent conserver pendant :

  • En matière fiscale les factures d’achat et vente doivent être conservées pendant un délai de 6 ans,
  • En matière commerciale toutes les pièces justificatives doivent être conservées pendant 10 ans après la clôture de l’exercice.

Je préconise donc que vous conserviez toutes vos pièces pendant une durée de 10 ans!

La facture sera établie en français, en 2 exemplaires, l’original étant remis au client.

En établissant vos factures selon les préconisations ci-dessus, vous allez indéniablement éviter :
  • Les litiges clients devant les tribunaux (quoi que!!!!),
  • Les contrôles fiscaux (pas sûr!),
  • Les amendes pour omissions des mentions obligatoires (c’est certain!!),
  • Les contrôles de la répression des fraudes.

Je vous souhaite bonne facturation!

Si vous voulez aller plus loin dans la bonne gestion de votre entreprise, je vous conseille sincèrement de faire l’acquisition de mon ouvrage :

LE GUIDE PRATIQUE DU MICRO-ENTREPRENEUR.

Prenez connaissance du sommaire et vous serez conquis!!

LE GUIDE COMPLET DE LA GESTION D'UNE MICRO ENTREPRISE.

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A bientôt pour de nouveaux articles. Je vous souhaite une bonne journée.
Bien cordialement à tous.

Je vous ajoute une recommandation si besoin. Je vous mets un lien vers les articles les plus lus par les visiteurs de mon site :

micro-entrepreneur et le contrôle fiscal.

micro-entrepreneur et le contrôle URSSAF.

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D’avance merci!

21 réflexions sur “micro-entrepreneur : comment faire une facture correcte?”

  1. Bonsoir,
    Je suis presque prete á créer ma micro ent.
    Par contre, quand on parle de CA, doit on considérer que c’est celui facturé ou encaissé ? D’autant qu’il va servir à payer des cotisations sociales et des Impots …
    Merci pour votre retour
    Martine

    • Bonjour Martine,
      Ce que vous devez déclarer sont les recettes soit le chiffre d’affaires encaissé.
      Je vous conseille vivement l’achat de mon guide complet destiné aux micro entrepreneurs qui traite spécifiquement de tout ce qui va vous concerner.
      Si je dois vous donner un autre conseil : ne créez pas votre entreprise avant le 1er janvier 2020, vous avez beaucoup à y gagner.
      Je vous mets le lien pour en savoir plus sur le guide complet.
      Bonne continuation et bonne réussite
      Cordialement.

  2. Après de multiples recherches et sauf erreur de ma part, les mentions suivantes ne concernent que les factures adressées à des professionnels. Elles ne doivent pas figurer sur celles destinées à des particuliers, qu’en dites-vous?

    – le taux d’escompte (si c’est précisé dans les Conditions Générales de Vente),

    – le taux des pénalités (le taux des pénalités de retard doit être indiqué dans vos Conditions Générales de Vente et ne peut être inférieur à 3 fois le taux de l’intérêt légal, soit 2,13 % en 2012 et seulement 0,12 % en 2014, depuis 2015 le taux d’intérêt légal est fixé chaque semestre, actuellement : 2,97%,

    – Et, depuis 2013, le micro-entrepreneur doit aussi indiquer dans ses conditions générales de vente (CGV) et sur ses factures la mention “En cas de retard de paiement, application d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40€ selon l’article D. 441-5 du code du commerce”.

    Bonne journée

      • Mourad,
        Je vous précise que j’ai répondu à la question des mentions obligatoires et non pas de l’obligation de facturation. Je vous donne cette précision car je pense que votre confusion porte sur ce point.
        Bien cordialement.

  3. Bonjour,

    Est-il possible pour un microentrepreneur de réaliser ses factures sans logiciel spécifique? Je souhaiterai personnaliser mes factures une à une grâce à un fichier modèle à modifier sur word. Je ne sais pas si j’en ai le droit, car théoriquement, rien ne m’empêche de modifier une facture en supprimant le pdf crée puis en recréant un nouveau fichier de la même facture. Chose que je ne ferais pas bien entendu mais c’est pour donner un exemple. En bref ce mode de facturation est-il accepté, tant que la mise en forme et le classement est respecté?

    Merci pour votre aide

    • Bonjour Nathalie,

      Oui, il est possible de réaliser sa facturation sans logiciel spécifique. Il n’existe aucune obligation.

      Par contre, d’autres obligations sont en vigueur et notamment pour la micro entreprise.

      Enfin, une obligation que vous devez respecter concerne la numérotation des factures.

      Mes conseils pour numéroter vos factures correctement :

      Pour être en conformité avec la réglementation, il est important d’utiliser un système de numérotation continue, avec une suite de numéro qui ne comprend aucun « trou » permettant l’introduction ultérieure d’une facture.

      Chaque facture doit être identifiée par un numéro unique, deux (ou plusieurs) factures ne peuvent pas avoir le même numéro.

      En cela, je vous conseille de ne pas repartir de zéro chaque année lorsque vous utilisez un préfixe temporel dans la numérotation de vos factures.

      Pour plus de sécurité dans votre numérotation des factures, il est préférable mais bien entendu non obligatoire d’utiliser une application de facturation fiable lorsque le volume de factures éditées devient important (ce que je vous souhaite!). Un bon logiciel vous permet, en plus de la numérotation, d’émettre des factures en conformité par rapport à toutes les mentions obligatoires qu’elles doivent comporter.
      Votre question est récurrente et j’envisage d’écrire un article traitant de cette question dans quelques temps.

      Je vous souhaite toute la réussite que vous méritez.

      Bien cordialement.

  4. Bonjour,

    Merci pour cet article, j’ai quelques questions cependant. Concernant la facturation électronique, il est indiqué “l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité soient garantis”.
    Qu’est-il entendu par cela exactement ? Comment assurer “l’authenticité” de l’origine ? Y a-t-il des démarches spécifiques à faire ?
    Est-ce qu’il est par ailleurs obligatoire de signer la facture et si on le fait via une signature électronique, y a-t-il une norme spéciale à respecter ?
    Est-ce que l’utilisation d’un site de facturation en ligne (tel que “Zoho invoice” du site zoho) permet la validité et conformité des factures électroniques ainsi émises ?

    Pour le contexte, je vends un service de transcription (payé à la minute dictée) avec un client d’un pays européen voisin.

    Merci d’avance pour les réponses que vous m’apporterez 🙂

    • Bonjour Monsieur,
      En effet, la facturation électronique doit répondre obligatoirement aux critères que vous annoncez.
      Vous devez vous rapprocher du fournisseur de votre système EDI afin de savoir s’il répond aux normes exigées (il doit répondre à un cahier des charges).
      Bonne continuation et bien cordialement.

      • Bonjour,

        Merci pour votre réponse.

        J’ai du mal à comprendre comment il est possible pour une micro-entreprise vendant des prestations de service par internet, en début d’activité et en situation de précarité de rester dans la légalité au niveau de ses factures : la signature électronique est chère (les certificats sont à plus de 100€ par an..) et aucun site de facturation gratuit ne semble proposer la signature respectant les normes indiquées…

        Comment font, dès lors, toustes les micro-entrepreneu-r-se-s qui bossent dans les métiers du web par exemple pour travailler dans la légalité ?

        N’existe-t-il aucune alternative simple et accessible ?

        Honnêtement je n’ai pas l’impression d’avoir déjà reçu une facture en ligne avant un paiement, qui comportait une signature électronique ou quoi que ce soit de ce genre…
        J’ai vraiment l’impression d’être dans une impasse.. :/

        • Bonjour,
          Pouvez-vous préciser votre obligation d’émission de factures électroniques.
          A partir du 1er janvier 2020 les micro entreprises devront, le cas échéant, être en mesure de recevoir les factures sous format numérique mais aucune obligation d’émission n’existe.
          N’est-ce pas votre client qui vous impose ce format?
          A vous lire.

          • Pardon je n’avais pas vu votre deuxième message (ni le mien) lors de mon précédent envoi..

            Mon client ne me l’impose pas, disons que pour moi ce serait plus simple et économique de pouvoir envoyer les factures par email plutôt que par la poste. J’ai un client régulier avec qui je travaille uniquement par internet.
            Je pensais pouvoir envoyer des factures par mail, ce qui rend les échanges (et donc le paiement) plus rapides.
            Mais si elles ne sont pas valables, cela m’oblige à passer par l’envoi courrier ?

            Je vous remercie de ce que vous me direz 🙂
            Bon dimanche

          • Bonjour,
            En effet, comme je le pensais : il n’y a pas d’obligation sauf avec les marchés publics.
            Par contre, à partir du moment où vous choisissez cette formule, vous devez en respecter les obligations afférentes.
            Il vous est également possible de solliciter de la part de votre client des “acomptes” si possible ; ou encore la production d’une facture pro-format via votre messagerie avant l’envoi de la facture définitive par courrier.
            Bonne continuation.
            Cdt

      • Je pensais avoir répondu mais mon message ne s’affiche pas donc j’ai du faire une erreur.
        Merci pour votre réponse.

        Je me suis pas mal renseigné et je ne comprends pas comment il est viable pour des micro-entreprises en début d’activité, notamment pour des personnes précaires, de pouvoir procéder ainsi. Les certifications sont extrêmement chères, et contraignantes, les logiciels certifiant tous payant….

        Je doute fortement que toutes les boites qui bossent par exemple dans les métiers du web procèdent ainsi. Déjà, beaucoup de systèmes de factures en ligne ne proposent même pas la signature..

        Ensuite, est-ce que l’obligation de facture AVANT prestation s’explique par la variabilité du prix ? Ou alors est-il possible de faire simplement des factures post-paiement, comme c’est le cas lorsqu’on achète un article en ligne..?

        J’ai vraiment du mal à comprendre comment c’est viable et applicable, il doit bien y avoir des alternatives, non?

        Merci d’avance pour votre réponse 🙂

  5. Bonjour,

    Article intéressant, mais j’aimerais avoir une réponse sur la TVA au travers de l’exemple-type ci-dessous :

    Je fais des factures avec TVA non-applicables en début d’année, sauf que, en cours d’année, je dépasse le montant de 33200€, je dois donc facturer la TVA rétroactivement à mes clients depuis le début de l’année, ou je “perds” cette TVA sur le montant considéré alors comme étant “TTC” ?

    Exemple : j’ai facturé 1000€ à un client en début d’année, donc avant le dépassement, que dois-je faire par rapport à cette facture-là déjà payée ?
    Ajouter le montant de la TVA donc demander au client, par exemple, 200€ rétroactivement, ou considérer que la TVA est déjà, de fait, inclue dans le montant facturé, et “perdre” le montant car je devrai le reverser à l’état ?

    Bonne question, non ?

    Et l’année suivante, je devrai ajouter la TVA pour un montant identique qui sera considéré hors-taxe, donc je serai plus cher du montant de la TVA… ?

  6. Bonjour je trouve très bien votre article.
    JE suis entrain de créer ma micro entreprise dans la vente à distante d e parfums maquillages bijoux et je me pose beaucoup de question sir la comptabilité à tenir .
    Pouvez vous me conseiller ?
    MERCI

    • Bonjour Juliette,

      J’ai écrit de nombreux guides à usage des micro-entrepreneur.
      Je vous conseille l’acquisition du plus complet pour la gestion d’une entreprise. J’y traite de tout ce qu’il faut connaître et pour réussir dans votre projet.
      Je vous mets un lien vers le sommaire du guide pratique : https://wp.me/p5FR28-2dZ
      Bien cordialement.

  7. Merci de m’aider à devenir auto-entrepreneur !
    Pour ma part, je voudrais me lancer dans la réparation mécanique (autos, bateaux, engins etc). Et j’ai déjà des clients potentiels.
    Je viens d’être licencié économique (cadre BEC engineering) et je suis inscrit au chômage,
    Vos articles sont très intéressants pour me permettre de réaliser une facture, une comptabilité et un choix de compte bancaire….etc, contrôle fiscal et un contrôle Urssaf.
    Bref, je débute et j’ai grandement besoin d’être guidé, c’est ce que vous apportez.

    • Bonjour Guillaume,

      Merci de votre commentaire élogieux.
      Vous pourrez utilement trouver sur mon site tout ce que vous devez connaître en qualité de micro entrepreneur.
      Pour aller plus loin dans votre connaissance, vous trouverez également des guides pratiques.
      Je vous conseille le guide pratique du micro entrepreneur pour une “formation” complète au métier de chef d’entreprise.
      Bonne continuation.
      Bien cordialement.

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